1998

Taking Care of APEC

from Rooftops to Mountain Tops

by Gary Warnock

From rooftops to mountain tops, Pacific Region Spectrum staff had all bases covered by the time the 5000 delegates and 3000 members of the press began the largest international summit in Canada’s history -- APEC ‘97 in Vancouver, B.C.

For Spectrum’s (Vancouver) Lower Mainland District Office, this meant dealing with 25 different administrations from the 18 representative economies that comprise APEC (ranging from consuls, security details, military, to the press). This translated into 350 radio frequencies that were selected or verified against Canadian, American and priority frequency lists, which resulted in the issuing of 23 letters of authority for the use of about 3000 Canadian radios. When you add in the number of radios being used by the press and foreign governments, the number climbs to somewhere between 4000 and 5000 radios.

"What made it a real challenge," says Bruce Weston, Spectrum’s APEC point person, "was the fact that each country did its own thing during the November 13th to 26th event. There were three or four delegations in any one hotel, each with their own radio systems, and they were all affecting each other. But they weren’t saying where, exactly, their systems were." Careful negotiations and considerable diplomacy were needed to convince some delegations that it would be in their technological best interest to move their systems.

To prepare for these major telecommunications needs, Bruce and his Industry Canada team began working on the APEC meeting requirements when they received their largest frequency request from the Canadian delegation way back in March ‘97. The majority of the requests came in September and October. "In fact," says Bruce, "some frequency requests and selections were still being done during the first days of the Conference."

Jamming!

With some of the world’s major leaders gathered in Vancouver, the possibility of deliberate jamming to the radio spectrum during the Conference had to be addressed.

"Throughout the Conference we had three fully equipped vans with mobile direction-finding equipment in place ," says Bruce. One vehicle was parked inside the ‘secure zone’ at the Vancouver Trade and Convention Centre, a second was parked outside the Pacific Regional Office in downtown Vancouver. Finally, a direction-finding system borrowed from our District Office in Kelowna was placed in a third fully equipped vehicle at the Lower Mainland DO in Surrey.

In addition, a UHF low power repeater and eleven portables were borrowed from the Halifax office and installed at a downtown site managed by the RCMP, as well as an Emergency Preparedness VHF repeater on top of Mount Seymour for a back-up system.

Lightning Response

For any interference problems, the APEC Canadian Coordination Office requested two-hour response times during the first week and half-hour response times during the main week of the event. Coverage was given for a gruelling 18 hours a day (6:00am to midnight) during the main week. "I was starting work at 9:00am and not getting home until 1:00 the next morning," laments Bruce.

To achieve the half-hour delivery time, two shifts of two inspectors worked out of the Regional office at Library Square. Meanwhile, at the Surrey office, a second set of inspectors were on stand-by and ready to operate a mobile unit along with a fifth inspector who was ready to run the Spectrum Operating Centre, the central hub for controlling all of the direction finding and monitoring sites.

Thanks to the time spent on prior frequency selection, only a few incidents of interference were experienced, and most of those were caused by the close proximity of all the radio equipment in use.

Bruce recalls that the worst case was during a dry run of the leaders’ retreat at the UBC Museum of Anthropology. "Every time the practice motorcade would pull into the parking lot, their radios would quit working," he says. "We soon realized that the problem was caused by a BC Mobility Cellular cell site that had been installed to cover the extra traffic from all the cell phones being used by APEC delegates." The frequencies were so close it created a quietening effect so that the motorcades couldn’t hear their own radio communications.

"BC Mobility was very cooperative," says Bruce, "and they quickly installed a special filter on their frequencies to solve the problem.

Now that APEC is over and Bruce Weston has caught up on a six-week backlog of e-mails, he can look forward to his next major Spectrum event in Vancouver -- The Molson Indy. So Bruce and his team are waiting for his next set of orders: "Gentlemen, start your radios..."

1998

Veiller sur l'APEC...

Du toit des maisons au sommet des montagnes

par Gary Warnock

Du toit des maisons au sommet des montagnes, le personnel du Spectre de la région du Pacifique avait déjà veillé au moindre détail quand les 5 000 délégués et les 3 000 membres de la presse sont arrivés pour le plus grand sommet international qu'ait jamais connu le Canada : APEC 97, à Vancouver, en Colombie-Britannique.

Pour le bureau de district chargé de la gestion du spectre pour le Lower Mainland (Vancouver), cela signifiait qu'il aurait à traiter avec les 25 administrations des 18 économies membres de l'APEC (depuis les détails concernant la sécurité jusqu'aux consuls, en passant par l'armée et la presse). Résultat : 350 fréquences radio ont été choisies ou vérifiées par rapport à des listes de fréquences canadiennes, américaines et prioritaires, puis 23 lettres d'autorisation ont été délivrées pour l'utilisation d'environ 3 000 radios canadiennes. Si l'on ajoute à ce nombre celui des radios utilisées par la presse et par les gouvernements étrangers, on arrive à quelque 4 000 à 5 000 radios.

« Le vrai défi dans tout cela, explique Bruce Weston, personne-ressource du Spectre pour l'APEC, c'est que chaque pays a fait ce qu'il avait à faire de son côté tout le temps du Sommet, autrement dit du 13 au 26 novembre. Il y avait trois ou quatre délégations par hôtel, et chacune était dotée de son propre équipement radio qui créait des interférences avec celui du voisin. Mais aucun n'indiquait où il avait installé son équipement exactement. » Il a fallu user de beaucoup de diplomatie pour parvenir à convaincre certaines délégations qu'il serait dans leur intérêt, sur le plan technologique, de déplacer leur équipement.

Pour se préparer à faire face à ces énormes besoins de communications, M. Weston et son équipe d'Industrie Canada se sont mis à la tâche dès qu'ils ont reçu leur plus grande demande de fréquences de la délégation canadienne, en mars 1997. La majorité des demandes sont arrivées en septembre et en octobre. « En fait, explique-t-il, certaines demandes de fréquences et certains choix se faisaient encore pendant les premiers jours de la Conférence. »

Attention, brouillage!

Avec plusieurs grands de ce monde réunis à Vancouver, il fallait parer à toute éventualité de brouillage délibéré du spectre radio pendant la Conférence.

« Tout le temps qu'a duré la Conférence, nous avions sur place trois camions entièrement équipés de matériel radiogoniométrique mobile, raconte M. Weston. Un véhicule était stationné à l'intérieur du périmètre de sécurité, au Centre du commerce et des conventions de Vancouver; un deuxième, devant le bureau de la région du Pacifique, dans le centre de Vancouver; et le troisième, qui avait été emprunté à notre bureau de district de Kelowna, se trouvait au bureau de district de Lower Mainland, à Surrey. »

En plus, un répéteur UHF de faible puissance et 11 portables ont été empruntés au bureau de Halifax et installés dans un local du centre-ville géré par la GRC, ainsi qu'un répéteur VHF pour mesures d'urgence au sommet du mont Seymour, comme système de secours.

Réactions éclair

Pour tout problème d'interférences, le temps de réponse du bureau de coordination canadien de l'APEC a été de deux heures pendant la première semaine et d'une demi-heure pendant la semaine principale de l'événement. La couverture était assurée pendant 18 longues heures par jour (de 6 heures à minuit) au cours de la semaine principale. « Je commençais à travailler à 9 heures et je ne rentrais jamais chez moi avant une heure du matin », soupire M. Weston.

Pour régler les problèmes en une demi-heure, deux équipes d'inspecteurs se relayaient au bureau régional de Library Square. Pendant ce temps, au bureau de Surrey, une autre équipe d'inspecteurs se tenait en attente, prête à intervenir avec une unité mobile, et un cinquième inspecteur était prêt à gérer le centre de gestion du spectre, véritable centre névralgique de la radiogoniométrie et de la surveillance des sites.

Grâce au temps consacré au choix préalable des fréquences, il n'y a eu que quelques cas d'interférences, et presque tous étaient dus au fait que tout l'équipement radio utilisé se trouvait à l'intérieur d'un périmètre très réduit.

M. Weston se rappelle que le cas de figure s'est présenté pendant une répétition préparatoire de la retraite des dirigeants au Musée d'anthropologie de l'Université de la Colombie-Britannique. « Chaque fois que le cortège fictif arrivait dans le parc de stationnement, les radios des agents de sécurité refusaient de fonctionner, explique-t-il. Nous avons vite compris que le problème était causé par une installation de BC Bell Mobility qui devait couvrir tout le trafic supplémentaire créé par les téléphones cellulaires supplémentaires utilisés par les délégués de l'APEC. » Les fréquences étaient tellement proches que cela provoquait un effet de silence tel que les gens du cortège n'entendaient plus leurs propres conversations radio.

« Les gens de BC Mobility se sont montrés très coopératifs, dit M. Weston. Ils ont installé rapidement un filtre spécial sur leurs fréquences pour régler le problème.

Maintenant que le sommet de l'APEC est terminé et qu'il a dépouillé le courrier électronique qui s'était accumulé pendant six semaines, Bruce Weston est prêt à affronter son prochain grand événement pour le spectre : le Molson Indy. Avec son équipe, il attend les consignes : « Messieurs, à vos radios... »